Contrôle des factures transporteurs : La méthode et les 5 erreurs à vérifier

Vous validez des factures, pas des additions

Recevoir une facture de transporteur, ce n’est pas comme recevoir une note de restaurant. La complexité est telle qu’un simple coup d’œil sur le total ne suffit pas. Entre les grilles tarifaires à multiples entrées, les surcharges qui fluctuent et les volumes d’expéditions, l’erreur est humaine… et fréquente.

Notre premier article sur l’audit de facturation vous a expliqué pourquoi ce contrôle est crucial. Maintenant, passons à la pratique. Comment fait-on, concrètement, quand on n’est pas un expert du transport et que l’on a une pile de factures sur le bureau ?

Ce guide est votre méthode. Une checklist pensée pour les responsables ADV, les directeurs commerciaux ou les chefs d’entreprise de PME qui veulent s’assurer qu’ils paient le juste prix, sans y passer leurs journées.

Avant de commencer : les 3 prérequis indispensables

Pour un contrôle efficace, vous avez besoin de vos outils. Oubliez l’improvisation.

1. La grille tarifaire à jour : C’est votre “loi”. Imprimez-la ou gardez le fichier à portée de main. C’est le document de référence qui prévaut sur tout le reste.
2. La facture détaillée au format Excel/CSV : C’est un point non négociable. Un PDF récapitulatif est incontrôlable. Exigez de vos transporteurs un fichier détaillé listant chaque expédition et le détail de son coût (tarif de base, chaque surcharge sur une colonne distincte). C’est la base de tout travail d’analyse.
3. Votre fichier de suivi des expéditions : La liste de ce que vous avez réellement expédié, avec le poids et la destination.

La checklist : 5 points de contrôle critiques sur chaque facture

Ouvrez votre fichier de facturation et votre grille tarifaire. Pour chaque ligne (chaque expédition), passez en revue ces 5 points.

1. Le Tarif de Base est-il correct ?

Le cœur du réacteur. C’est là que se cachent les erreurs les plus impactantes.

• Le poids : Le poids facturé correspond-il au poids de votre expédition ? Vérifiez surtout les “arrondis”. Une expédition de 49,5 kg doit-elle être facturée sur la tranche “40-50 kg” ou “50-60 kg” ? Votre contrat doit le préciser.
• La zone : La destination facturée est-elle la bonne ? Une erreur sur le code postal peut vous faire basculer dans une zone tarifaire bien plus chère.
• La grille appliquée : Le tarif correspond-il bien à celui de votre grille en vigueur ? C’est une erreur classique lors d’un changement de contrat.

2. La Surcharge Gazole est-elle juste ?

C’est la surcharge la plus volatile et une source d’erreurs fréquentes.

• L’indice de référence : Votre contrat mentionne un calcul basé sur l’indice du CNR, mais le transporteur a-t-il utilisé celui-ci ?
• La période de calcul : La surcharge de Juillet est-elle calculée sur la moyenne du prix du gazole de Juin, comme le stipule l’accord ? Ou sur une autre période plus arrangeante ?

3. Les Prestations Annexes ont-elles bien eu lieu ?

On les appelle les “prestations fantômes”. Elles sont petites, mais leur somme est grande.

• Le hayon : A-t-on facturé une livraison avec hayon chez un client qui possède un quai ?
• La prise de RDV : Des frais de rendez-vous ont-ils été appliqués pour une livraison sur un site ouvert en continu ?
• Autres surcharges : Livraison en étage, manutention spécifique… chaque ligne de surcharge doit correspondre à une contrainte réelle et validée.

4. La Cohérence Globale est-elle assurée ?

Ce sont les erreurs “évidentes”, mais qui se cachent dans la masse.

• Les doublons : Scannez rapidement votre fichier pour identifier des numéros de tracking identiques. Un envoi ne peut être facturé qu’une seule fois.
• Les envois inconnus : Cette expédition vous appartient-elle vraiment ? Il arrive que des envois d’un autre chargeur se glissent dans votre facturation.

5. Les Spécificités du Contrat sont-elles respectées ?

Chaque contrat a ses clauses particulières.

• Remise sur volume : Si votre contrat prévoit une remise de 2% au-delà de 10 000€ de dépenses mensuelles, a-t-elle été appliquée ?
• Garantie de délai : Si vous payez pour un service “livraison garantie”, et que le délai n’est pas respecté, votre contrat prévoit-il un avoir ?

Vous avez trouvé une erreur. Et maintenant ? Le script en 3 étapes

Détecter une erreur, c’est bien. Se faire rembourser, c’est mieux. Adoptez une approche professionnelle et factuelle.

1. Documenter : Créez un rapport simple (un email ou un tableau Excel) listant précisément chaque erreur : N° de facture, N° de tracking, erreur constatée (ex: “Facturé 15,20€, dû 12,80€ selon grille tarifaire tranche 40-50kg”), montant de l’écart.
2. Contacter : Envoyez ce rapport à votre contact commercial ou facturation chez le transporteur avec un message simple : “Bonjour [Prénom], en contrôlant la facture [N°], nous avons relevé quelques écarts par rapport à notre accord tarifaire. Vous trouverez le détail en pièce jointe. Pourriez-vous vérifier de votre côté et nous indiquer la procédure pour l’émission d’un avoir ? Bien à vous.”
3. Suivre : Ne lâchez pas l’affaire. Assurez-vous que l’avoir est bien émis et déduit de votre prochain paiement.

Conclusion : La rigueur est votre meilleur levier de négociation

Maîtriser le contrôle de vos factures transporteurs va bien au-delà de la simple récupération d’argent. C’est une démarche qui vous rend plus fort. Elle vous donne une connaissance intime de votre structure de coûts, vous arme de données factuelles pour vos futures négociations et instaure une relation de partenariat plus équilibrée et transparente avec vos transporteurs.

La méthode manuelle décrite ici est le premier pas indispensable. Une fois que vous en maîtrisez la logique, vous réaliserez vite que son automatisation n’est pas un luxe, mais la suite logique pour gagner en temps et en exhaustivité.

FAQ : Vos questions sur le contrôle de facturation

Se lancer dans le contrôle de ses factures peut soulever des questions pratiques. Voici les réponses à celles que nous entendons le plus souvent.

Comment SupplyDataHub applique cette checklist pour vous, en mieux

Vous comprenez la méthode, mais sa mise en application manuelle vous semble fastidieuse ? C’est normal. C’est une tâche parfaite pour être automatisée.

Notre solution d’Audit de facturation est conçue pour être votre contrôleur expert et infatigable.

• Nous digitalisons la méthode : Nous intégrons vos grilles tarifaires et notre algorithme applique cette checklist (et des dizaines d’autres points de contrôle) sur 100% de vos lignes de facturation.
• Nous vous livrons le rapport : Au lieu de passer des heures à comparer des lignes, vous recevez directement le rapport des écarts, documenté et prêt à être envoyé à votre transporteur.

Vous ne changez pas la logique, vous changez l’outil. Vous passez de la vérification manuelle et partielle à un contrôle systématique et sans effort.